Elektroprotokoll

Wie lange Prüfprotokolle aufbewahren? Fristen im Überblick

Ratgeber Aktualisiert am

Die Betriebssicherheitsverordnung verlangt, Prüfaufzeichnungen mindestens bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren; bei einem Turnus von zwölf Monaten wäre das rechnerisch nur ein Jahr. In der Praxis reicht das selten, weil ein Prüfprotokoll nach einem Unfall, einem Brand oder einem Streit um Mängel als Beweis dient, oft Jahre nach der Prüfung. Betroffen sind zwei Seiten: der Betreiber oder Arbeitgeber als Adressat der Verordnung und der Elektrobetrieb, der geprüft und unterschrieben hat. Diese Seite nennt das gesetzliche Minimum, begründet eine längere Frist und beschreibt, was eine Ablage auf Papier oder als Datei leisten muss.

Gesetzliches Minimum

Die zentrale Vorschrift ist § 14 Abs. 7 der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV). Der Arbeitgeber hat dafür zu sorgen, dass das Ergebnis jeder Prüfung von Arbeitsmitteln aufgezeichnet und mindestens bis zur nächsten Prüfung aufbewahrt wird. Die Aufzeichnung muss vier Angaben enthalten: die Art der Prüfung, den Prüfumfang, das Ergebnis sowie Name und Unterschrift der zur Prüfung befähigten Person. Wird das Dokument ausschließlich elektronisch übermittelt, tritt eine elektronische Signatur an die Stelle der Unterschrift. Die Verordnung erlaubt ausdrücklich, die Dokumente elektronisch zu speichern. Werden Arbeitsmittel an verschiedenen Betriebsorten eingesetzt, muss am Einsatzort ein Nachweis über die letzte Prüfung vorliegen; in der Praxis sind das Prüfplakette und eine Geräteliste, das vollständige Protokoll darf zentral liegen.

„Mindestens bis zur nächsten Prüfung“ ist eine bewegliche Untergrenze. Sie hängt an der Frist, die der Betreiber in der Gefährdungsbeurteilung festgelegt hat: bei einer Baustellenkabeltrommel drei Monate, bei Bürogeräten meist zwei Jahre, bei ortsfesten Anlagen vier Jahre. Sobald das Folgeprotokoll vorliegt, wäre das Minimum erfüllt. Was der Verordnungsgeber damit sichert, ist der lückenlose Nachweis des aktuellen Zustands, nicht die Historie. Für die Historie muss der Betrieb selbst sorgen.

Eine Ausnahme regelt Anhang 3 der BetrSichV für Krane, Flüssiggasanlagen und maschinentechnische Arbeitsmittel der Veranstaltungstechnik: Dort sind die Aufzeichnungen über die gesamte Verwendungsdauer des Arbeitsmittels aufzubewahren. Elektrische Anlagen und Geräte fallen nicht darunter. Die Regel zeigt aber, wie der Gesetzgeber denkt, wenn ein Arbeitsmittel Personen tragen oder gefährden kann.

Die DGUV Vorschrift 3 ergänzt in § 5 Abs. 3, dass auf Verlangen des Unfallversicherungsträgers ein Prüfbuch mit bestimmten Eintragungen zu führen ist. Ein Prüfbuch ist nichts anderes als die geordnete Sammlung der Protokolle über die Zeit; eine Ablage, die nach jeder Prüfung das Vorprotokoll wegwirft, kann diese Anforderung nicht erfüllen. Die DGUV Information 203-071 (Ausgabe 01/2020) beschreibt für den Unternehmer, wie Bestandsverzeichnis, Prüfhistorie und Kennzeichnung zusammenspielen. Die TRBS 1201 verlangt, dass Prüfungen und ihr Anlass dokumentiert werden.

Handels- und Steuerrecht kommen nur ins Spiel, wenn das Protokoll Teil eines Geschäftsvorgangs ist, etwa als Anlage zur Rechnung oder als Leistungsnachweis. Dann gelten die allgemeinen Fristen für Handelsbriefe (sechs Jahre) und Buchungsbelege (acht Jahre seit 2025) nach § 257 HGB und § 147 AO. Für das Protokoll als Sicherheitsnachweis gibt es keine feste Jahreszahl im Gesetz.

Warum länger sinnvoll ist

Ein Prüfprotokoll hat zwei Leben. Im ersten belegt es, dass die Prüfung stattgefunden hat und welche Frist folgt. Im zweiten, das erst mit einem Schaden beginnt, belegt es, in welchem Zustand Anlage oder Gerät zu einem bestimmten Zeitpunkt waren und wer das mit welchem Umfang festgestellt hat. Dieses zweite Leben beginnt oft Jahre später: nach einem Stromunfall, wenn die Berufsgenossenschaft fragt, ob der Unternehmer seine Prüfpflicht erfüllt hat; nach einem Brand, wenn der Sachversicherer prüft, ob die in vielen Bedingungen verlangte wiederkehrende Prüfung elektrischer Anlagen vorlag; nach einer Reklamation, wenn der Kunde behauptet, der Prüfbetrieb habe einen Mangel übersehen.

Die Verjährungsfristen des Zivilrechts geben einen Anhalt, wie lange solche Fragen kommen können. Die regelmäßige Verjährung beträgt drei Jahre (§ 195 BGB) und beginnt erst am Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Geschädigte die Umstände kennt oder kennen müsste (§ 199 Abs. 1 BGB). Ohne Kenntnis verjähren Schadensersatzansprüche spätestens nach zehn Jahren, bei Personenschäden erst nach dreißig Jahren (§ 199 Abs. 2 und 3 BGB). Für den Prüfbetrieb als Werkunternehmer zählt § 634a BGB: Mängelansprüche verjähren zwei Jahre nach Abnahme bei Arbeiten an einer Sache und fünf Jahre bei einem Bauwerk; unter der VOB/B sind es vier Jahre. Für Geräte, die ein Betrieb in Verkehr bringt, kommt die Produkthaftung hinzu: drei Jahre Verjährung ab Kenntnis (§ 12 ProdHaftG), Erlöschen zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen (§ 13 ProdHaftG).

Diese Fristen sind keine Aufbewahrungspflichten. Sie zeigen aber, dass ein Protokoll, das nach dem nächsten Prüfzyklus im Papierkorb landet, in genau dem Zeitraum fehlt, in dem es gebraucht wird. Wer dann nichts vorlegen kann, trägt das Nachweisproblem, nicht der Fragende.

Daraus folgt eine einfache Faustregel: mindestens drei Prüfzyklen aufbewahren. Bei ortsveränderlichen Geräten mit ein- oder zweijähriger Frist sind das drei bis sechs Jahre, bei ortsfesten Anlagen mit vierjähriger Frist zwölf Jahre. Drei Zyklen zeigen eine Entwicklung: Ein Isolationswiderstand, der von Prüfung zu Prüfung sinkt, fällt nur mit der Historie auf. Das Erstprüfungsprotokoll einer Anlage fällt aus dieser Regel heraus. Es wird nie durch ein Folgeprotokoll ersetzt und gehört zur Anlagendokumentation, solange die Anlage besteht, zusammen mit Stromkreisliste und Schaltplänen. Ein Nachweis des Errichters, der die Prüfung vor der ersten Inbetriebnahme nach § 5 Abs. 4 DGUV Vorschrift 3 ersetzt, gehört ebenfalls dauerhaft dazu.

Papier oder digital

Die Verordnung schreibt keine Form vor. Papier im Ordner ist zulässig, die Datei auf dem Server ebenso; § 14 Abs. 7 BetrSichV nennt die elektronische Speicherung ausdrücklich. Entscheidend ist nicht das Medium, sondern ob das Dokument am Tag der Nachfrage noch das leistet, wofür es angelegt wurde. Vier Anforderungen gelten für beide Wege.

Lesbar über die gesamte Frist. Papier braucht einen trockenen, brandgeschützten Ort außerhalb des Verteilerraums; ein Protokoll im Zählerschrank verbrennt mit der Anlage. Dateien brauchen ein Format, das in zehn Jahren noch geöffnet werden kann. PDF, möglichst als PDF/A, ist dafür der übliche Weg; proprietäre Formate einer Prüfsoftware sollten zusätzlich als PDF und die Messwerte als CSV exportiert vorliegen. Dazu gehört eine Sicherung an einem zweiten Ort und ein Test, ob sich die Sicherung wiederherstellen lässt.

Unverändert nach Abschluss. Ein Protokoll ist eine Momentaufnahme. Nach der Unterschrift wird es nicht mehr bearbeitet. Stellt sich ein Fehler heraus, entsteht eine neue Fassung mit Datum, Grund und Verweis auf die alte; die alte bleibt erhalten. Bei Papier leistet das der Ordner mit durchgestrichener, aber lesbarer Korrektur; bei Dateien ein Ablagesystem, das abgeschlossene Dokumente sperrt oder mit Prüfsumme und Zeitstempel versieht.

Auffindbar. Wer nach fünf Jahren das Protokoll zu einem bestimmten Baustromverteiler sucht, braucht eine Kennung, die auf Gerät, Plakette, Liste und Protokoll gleich lautet, und einen Dateinamen oder eine Ablage, die Kunde, Objekt, Kennung und Prüfdatum enthält.

Unterschrieben. Auf Papier genügt die handschriftliche Unterschrift der prüfenden Person. Bei einem Dokument, das nur elektronisch übermittelt wird, verlangt die Verordnung eine elektronische Signatur, ohne eine Stufe zu nennen. Nach dem Wortlaut reicht damit eine einfache elektronische Signatur im Sinne der eIDAS-Verordnung, etwa die auf dem Tablet gezeichnete Unterschrift. Vor Gericht unterliegt sie der freien Beweiswürdigung (§ 286 ZPO); die gesetzliche Echtheitsvermutung nach § 371a ZPO gilt nur für die qualifizierte elektronische Signatur. Wer den Beweiswert stärken will, hält zur Signatur Zeitstempel, Gerätekennung und Prüfsumme fest oder unterschreibt zusätzlich einen Ausdruck.

Beim Scannen von Papierprotokollen gilt: Entweder das Original behalten oder das Scannen mit einer kurzen Verfahrensbeschreibung dokumentieren, damit später nachvollziehbar ist, wann und wie die Datei entstand.

Praxisregeln für den Betrieb

Die folgenden Regeln haben sich in kleinen Elektrobetrieben bewährt. Sie funktionieren mit Ordnern im Regal genauso wie mit Dateien.

  1. Eine Struktur für alles: Kunde, dann Objekt, dann Anlage oder Gerät, dann Prüfdatum. Die Erstprüfung und die Anlagendokumentation liegen auf Anlagenebene, die Wiederholungsprüfungen darunter in zeitlicher Reihe.
  2. Eine Kennung je Prüfobjekt. Inventarnummer oder Barcode stehen auf dem Gerät, auf der Plakette, in der Geräteliste und im Protokoll. Ohne gemeinsame Kennung zerfällt die Historie beim ersten Standortwechsel.
  3. Abgeschlossen ist abgeschlossen. Korrekturen erzeugen eine neue Fassung mit Datum und Grund. Die alte Fassung bleibt in der Ablage.
  4. Übergabe festhalten. Der Prüfbetrieb dokumentiert, wann welches Protokoll in welcher Form an den Kunden ging; eine Empfangsbestätigung oder der Versandnachweis reichen. Der Kunde ist Adressat der Aufbewahrungspflicht, der Prüfbetrieb behält eine Kopie im eigenen Interesse.
  5. Export vor Systemwechsel. Wer Prüfsoftware wechselt, exportiert vorher alle Protokolle als PDF und alle Messwerte als Tabelle. Alte Datenbanken sind nach wenigen Jahren nicht mehr lesbar.
  6. Löschen nur mit Regel. Der Betreiber legt in seiner Gefährdungsbeurteilung oder einer kurzen Ablageordnung fest, wie lange er aufbewahrt, und vermerkt die Löschung. Der Prüfbetrieb löscht Kundenprotokolle nur auf Auftrag des Kunden und nicht vor Ablauf der eigenen Gewährleistungs- und Verjährungsfristen. Personenbezogene Angaben wie Namen von Ansprechpartnern rechtfertigen sich über das Beweisinteresse (Art. 17 Abs. 3 Buchst. e DSGVO), aber nicht unbegrenzt.
  7. Termin aus dem Protokoll ziehen. Die empfohlene nächste Prüfung wandert in den Kalender oder die Fristenliste, bevor das Protokoll abgelegt wird.
  8. Beim Wechsel des Prüfbetriebs mitgeben. Der neue Prüfer braucht die Vorprotokolle, um Umfang und Fristen sinnvoll festzulegen; der Betreiber fordert sie beim alten an, solange die Zusammenarbeit läuft.

Eine Ablage nach diesen acht Punkten sorgt dafür, dass das Protokoll im Schadensfall auffindbar ist und sich dem richtigen Objekt, dem richtigen Datum und der ursprünglichen Fassung zuordnen lässt. Was es dann belegt, hängt von seinem Inhalt ab: den Pflichtangaben und den Messwerten.

Passende Vorlagen

Ortsveränderliche Betriebsmittel, Wiederholungsprüfung elektrische Anlagen. Was hineingehört: Pflichtangaben. Fristen für die Prüfung selbst: DGUV V3 Prüffristen.

Häufige Fragen

Reicht die Aufbewahrung als PDF?

Ja. § 14 Abs. 7 BetrSichV erlaubt die elektronische Speicherung ausdrücklich. Die Datei muss über die gesamte Aufbewahrungszeit lesbar bleiben, nach Abschluss unverändert sein und sich dem Prüfobjekt zuordnen lassen. Wird das Protokoll nur elektronisch übermittelt, tritt eine elektronische Signatur an die Stelle der Unterschrift; die Verordnung nennt keine Stufe. Ein gescanntes Papierprotokoll mit handschriftlicher Unterschrift ist ebenfalls zulässig, wenn das Original aufbewahrt oder der Scanvorgang kurz dokumentiert wird.

Wer muss aufbewahren: Prüfer oder Betreiber?

Die Pflicht trifft den Arbeitgeber, der die Arbeitsmittel bereitstellt; § 14 Abs. 7 BetrSichV und § 5 DGUV Vorschrift 3 richten sich an ihn. Er muss das Protokoll vorlegen können, wenn Berufsgenossenschaft, Aufsichtsbehörde oder Versicherer fragen. Der Prüfbetrieb hat keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für die Protokolle seiner Kunden, behält aber im eigenen Interesse eine Kopie: Sie belegt Umfang und Ergebnis seiner Leistung, falls später ein Mangel oder ein Schaden geltend gemacht wird, und sie ist die Grundlage für die nächste Prüfung.

Was passiert, wenn ein Protokoll fehlt?

Dann fehlt der Nachweis, dass die Prüfung stattgefunden hat und welchen Zustand sie festgestellt hat. Gegenüber der Berufsgenossenschaft wiegt das wie eine unterlassene Prüfung; nach einem Unfall kann das Rückgriffsansprüche und Bußgelder nach sich ziehen. Sachversicherer können Leistungen kürzen, wenn ihre Bedingungen eine wiederkehrende Prüfung verlangen und kein Beleg vorliegt. In einem Zivilverfahren trägt die Nachweislast, wer die Prüfung behauptet. Eine Wiederholung der Prüfung schließt die Lücke nur für die Zukunft, nicht für den Zeitraum davor.

Wie lange sollte ich in der Praxis aufbewahren?

Mindestens drei Prüfzyklen: bei Geräten mit ein- oder zweijähriger Frist also drei bis sechs Jahre, bei ortsfesten Anlagen mit vierjähriger Frist zwölf Jahre. Drei Zyklen zeigen Trends bei Messwerten und decken die regelmäßige Verjährung von drei Jahren ab Kenntnis sowie die Gewährleistung des Prüfbetriebs ab. Das Erstprüfungsprotokoll einer Anlage bleibt dauerhaft bei der Anlagendokumentation, weil es nie ersetzt wird. Wer Speicherplatz hat, bewahrt Dateien unbegrenzt auf und löscht nur nach festgelegter Regel.

Quellen

Bei Normänderungen Bescheid bekommen

Wenn sich ein Grenzwert, eine Normausgabe oder eine Vorlage ändert, schreiben wir eine kurze E-Mail. Höchstens einmal im Monat, jederzeit abbestellbar, keine Werbung Dritter. Die Vorlagen bleiben ohne Eintragung frei.

Ich möchte per E-Mail Hinweise zu Normänderungen, geänderten Grenzwerten und neuen oder aktualisierten Vorlagen von Elektroprotokoll erhalten, höchstens einmal im Monat; sollte Elektroprotokoll später ein eigenes Produkt anbieten, darf es mich darüber im selben Newsletter informieren. Ich kann diese Einwilligung jederzeit über den Link in jeder E-Mail widerrufen. Wie meine Daten verarbeitet werden, steht in der Datenschutzerklärung.

Sie erhalten zuerst eine E-Mail mit einem Bestätigungslink; erst nach dem Klick sind Sie eingetragen. Abmeldung mit einem Klick in jeder E-Mail. Mehr in der Datenschutzerklärung.